Чек-лист смены: открытие, день, закрытие и передача

Смену удобнее проверять по времени. Пункт должен появляться тогда, когда его можно выполнить: готовность зала проверяют до гостей, а итоговую уборку — после. Разделите работу на четыре этапа и назначьте ответственного за каждый список.

1. Открытие. До первого гостя: форма, техника, касса, вход, зал, санузел, витрина и бар.
2. Проверки в течение дня. Повторный контроль чистоты, расходников и рабочих зон в часы, подходящие вашему заведению.
3. Закрытие. После ухода гостей: уборка, пополнение на завтра, выключение оборудования, заявки и касса.
4. Передача. Что осталось незакрытым: поломки, низкие остатки, жалобы гостей, договорённости.

• Ответственные вышли на смену и знают свои рабочие зоны.
• Незавершённые дела предыдущей смены прочитаны, срочные вопросы переданы управляющему.
• Рабочие места, гостевые зоны и санузел готовы к открытию.
• Оборудование проверено по инструкции заведения, о неисправностях сообщили.
• Касса, терминалы и расходники готовы к работе.
• По каждой зоне понятно, что готово, что требует исправления и кто за это отвечает.

Подробный список по зонам — в шаблонах открытия ресторана, открытия кухни и чек-листе открытия смены бариста.

После потока гостей или поставки утренняя проверка уже не описывает состояние заведения. Назначьте повторный контроль на нужное время и оставьте в нём только то, что могло измениться.

• Гостевые зоны и санузел чистые, бумага, мыло и салфетки пополнены.
• На рабочих местах хватает расходников для следующего периода работы.
• Продукты хранятся и маркируются по правилам заведения.
• Неисправности и жалобы зафиксированы, ответственный знает о проблеме.
• Отклонения предыдущей проверки исправлены или переданы управляющему.

• Рабочие и гостевые зоны убраны, мусор вынесен.
• Продукты размещены на хранение по правилам заведения.
• Расходники на следующую смену пополнены, заявки на недостающее отправлены.
• Оборудование очищено и переведено в нужный режим по инструкции.
• Кассовые операции завершены по регламенту заведения.
• Незавершённые дела записаны для сменщика; помещение закрыто ответственным сотрудником.

Часть пунктов можно делать до ухода последнего гостя, часть — только после. Как разделить закрытие на два окна — в шаблоне чек-листа закрытия ресторана.

Если заведение работает в две смены или утро открывает другой человек, в конце нужно передать то, что осталось незакрытым. Только то, что повлияет на следующую смену.

• Что не успели сделать и почему.
• Что сломалось или работает плохо, кому уже сообщили.
• Чего мало: продукты, упаковка, расходники.
• Жалобы гостей и обещания, которые дали гостю.
• Договорённости с поставщиками и управляющим.

Как оформить передачу и примеры записей — в чек-листе передачи смены. В «Смене» такое сообщение сотрудник пишет в приложении сразу после закрытия смены — так работает журнал передачи смены.

Перед открытием старший собирает результаты по зонам. В течение дня смотрит отклонения, а при передаче проверяет, что незавершённые дела дошли до следующего сотрудника.

В каждой записи должны быть понятны три вещи: что произошло, кто занимается вопросом и какой следующий шаг. Отметка «всё хорошо» не заменяет ответ по конкретному пункту.

Пример работы с отдельными списками по времени — в кейсе нашей сети кофеен. Расписание и длительность проверок бариста — в шаблоне для кофейни.

1. Разбейте смену по времени: открытие, одна-две проверки днём, закрытие.
2. Разделите по ролям: у бариста, повара, официанта и уборщицы свои списки.
3. Пройдите одну реальную смену с листом в руках и допишите то, что забыли.
4. Фото просите там, где результат нужно увидеть: витрина, санузел, бар, касса.
5. Через неделю уберите пункты, которые никто не проверяет по результату.

Образцы выше можно собрать в один список в конструкторе чек-листов и скачать в PDF или Excel — бесплатно и без регистрации. В «Смене» каждый этап приходит нужному сотруднику в своё время, а управляющий видит, кто и когда отметил пункт. Подробнее — на странице электронных чек-листов для ресторана.