Чек-лист смены: открытие, день, закрытие и передача

Смену удобнее проверять по времени. Пункт должен появляться тогда, когда его можно честно выполнить: выключенную кофемашину не подтвердишь утром, а выложенную витрину — вечером. Поэтому у нас четыре этапа, и у каждого свой короткий список.

1. Открытие. До первого гостя: форма, техника, касса, вход, зал, санузел, витрина и бар.
2. Проверки в течение дня. Короткие списки в обед и под вечер плюс логбук каждые три-четыре часа.
3. Закрытие. После ухода гостей: уборка, пополнение на завтра, выключение оборудования, заявки и касса.
4. Передача. Что осталось незакрытым: поломки, низкие остатки, жалобы гостей, договорённости.

• Внешний вид: форма, фартук и обувь — с фото в начале смены.
• Включены свет, вывеска и музыка.
• Кофемашина, кофемолки, гриль и духовка включены и прогреваются, выпечка поставлена.
• Кассовая смена открыта, терминалы заряжены и исправны, есть чековая лента.
• Входная дверь, крыльцо и уличная урна чистые, в урнах новые пакеты. Зимой крыльцо посыпано.
• Зал: столы протёрты, на каждом есть салфетки, стулья и диваны чистые, детский уголок в порядке.
• Санузел: есть бумага и мыло, раковина, унитаз и зеркало чистые.
• Витрина: выпечка выложена, ценники на месте, сроки годности проверены, порча списана.
• На баре достаточно льда, зерна и расходников.
• Эспрессо настроен по рецепту, контрольный напиток сфотографирован.

Подробный список по зонам — в шаблонах открытия ресторана, открытия кухни и чек-листе бариста.

Утренний порядок к обеду уже не тот: гости, поставки, очередь. Поэтому вместо одного длинного утреннего списка у нас два коротких в течение дня и логбук, который занимает пару минут.

Дневная проверка — в обед и под вечер

• Внешний вид сотрудников на смене.
• Температура в зале.
• Санузел: стены, раковина, унитаз, зеркало, бумага, мусорное ведро.
• Витрина протёрта внутри и снаружи, выкладка на месте.
• Молоко и ингредиенты промаркированы, запас пополнен.
• Входная дверь, крыльцо и уличная урна чистые.
• Бар и зона выдачи чистые, подсобка в порядке.

Логбук — каждые три-четыре часа

• Эспрессо: проверить настройку, записать рецепт, сфотографировать и описать вкус.
• Витрина: фото, что она чистая и заполнена.

• Бар, мойки, холодильники, ледогенератор, гриль и кофемолки вымыты.
• Во всех урнах новые пакеты, уличная урна занесена.
• Продукция на завтра достана для разморозки, витрина выставлена по ротации.
• Молоко и ингредиенты промаркированы, сахар, салфетки и трубочки пополнены.
• Все столы протёрты, стулья и диваны чистые.
• Оборудование выключено по списку: гриль, духовка, кофемолки, кондиционер, свет, музыка. Кофемашина — после мойки.
• Планшет и весы стоят на зарядке, посудомойка загружена.
• Заявки на продукты и хозтовары отправлены.
• Касса сведена, фото Z-отчёта и конверта с выручкой приложены.

Часть пунктов можно делать до ухода последнего гостя, часть — только после. Как разделить закрытие на два окна — в шаблоне чек-листа закрытия ресторана.

Если заведение работает в две смены или утро открывает другой человек, в конце нужно передать то, что осталось незакрытым. Только то, что повлияет на следующую смену.

• Что не успели сделать и почему.
• Что сломалось или работает плохо, кому уже сообщили.
• Чего мало: продукты, упаковка, расходники.
• Жалобы гостей и обещания, которые дали гостю.
• Договорённости с поставщиками и управляющим.

Как оформить передачу и примеры записей — в чек-листе передачи смены.

Так выглядит смена бариста в наших кофейнях по данным «Смены» за последние 30 дней. Кухня, уборка и проверка санузла идут отдельными списками у своих сотрудников.

Открытие бариста мы завершили в 91 случае из 92, закрытие — в 87 из 90. Открытие занимает около 40 минут, потому что сотрудник отмечает пункты по ходу работы. Закрытие начинают ещё при гостях и заканчивают после их ухода, поэтому его длительность сильно разная.

1. Разбейте смену по времени: открытие, одна-две проверки днём, закрытие.
2. Разделите по ролям: у бариста, повара, официанта и уборщицы свои списки.
3. Пройдите одну реальную смену с листом в руках и допишите то, что забыли.
4. Фото просите там, где результат нужно увидеть: витрина, санузел, бар, касса.
5. Через неделю уберите пункты, которые никто не проверяет по результату.

Образцы выше можно собрать в один список в конструкторе чек-листов и скачать в PDF или Excel — бесплатно и без регистрации. В «Смене» каждый этап приходит нужному сотруднику в своё время, а управляющий видит, кто и когда отметил пункт. Подробнее — на странице электронных чек-листов для ресторана.