Колонки журнала приёма-передачи смены
- Дата и смена — утро, вечер, ночь или часы работы.
- Сдал и принял — фамилия и должность обоих: потом понятно, кого спрашивать.
- Касса — наличные и размен на момент передачи.
- Остатки и стоп-лист — что закончилось, что на исходе, что уже заказано.
- Что случилось за смену — поломки, жалобы гостей, списания, недостача.
- Что передать — брони, задачи, обещания гостям, кто и когда придёт.
- Подписи сдающего и принимающего.
Образец заполнения: как писать, чтобы поняли
Хорошая запись отвечает на три вопроса: что произошло, что уже сделано и что делать дальше — к какому часу. «Течёт вторая группа кофемашины. Мастер придёт 18.10 в 10:00» — понятно. «Проблемы с кофемашиной» — нет: следующая смена потратит полчаса, чтобы выяснить, в чём дело.
Пишите коротко и при передаче, а не по памяти в конце недели. Если за смену ничего не случилось — так и напишите «Без происшествий»: пустая клетка выглядит как забытая.
Чтобы ничего не забыть при самой передаче, удобно пройти чек-лист передачи смены, а в журнал записать итог.
Электронный журнал передачи смены
Бумажный журнал можно и не открыть. В «Смене» сообщение с фото получает тот, кто выходит следующим, — в момент, когда он открывает смену в приложении. Управляющий видит, кто и во сколько его прочитал. Как это устроено — на странице журнала передачи смены.
Частые вопросы о журнале приёма-передачи смены
Обязательно ли вести журнал приёма-передачи смены?
Для кафе и ресторана единой обязательной формы нет. Журнал заводят по своему решению — чтобы касса, остатки и незакрытые дела не терялись между сменами. Если журнал утверждён приказом или внутренним регламентом, ведите его по той форме, что там указана.
Кто заполняет журнал?
Тот, кто сдаёт смену: управляющий, администратор, старший бариста или повар. Принимающий читает запись, задаёт вопросы и расписывается. Подпись принимающего — главное в журнале: с этого момента за кассу и за то, что передано, отвечает он.
Что писать в графе «Что случилось за смену»?
Факт, что уже сделано и что дальше: «Течёт вторая группа кофемашины. Мастер придёт 18.10 в 10:00». Не «были проблемы с кофемашиной» — по такой записи следующая смена не поймёт, что делать. Если всё спокойно, так и напишите: «Без происшествий».
Чем образец отличается от бланка?
Это одна и та же форма. В образце заполнены два дня вымышленной кофейни — видно, как коротко и конкретно записывать кассу, остатки и что передать. Бланк пустой: распечатайте и ведите от руки или заполняйте в Excel.
Можно поменять колонки под своё заведение?
Да, в Excel-версии. Например, на кухне вместо кассы удобнее записывать заготовки и температуру холодильников, а в баре — остатки алкоголя. Колонки «Сдал», «Принял» и подписи лучше оставить.
Как вести журнал передачи смены в телефоне?
В «Смене» для этого есть Междусмен: уходящий со смены пишет сообщение с фото, его получает тот, кто выйдет следующим, а управляющий видит, кто и во сколько его прочитал.