Узнаёте себя?
Нужен готовый образец? Откройте шаблоны для кафе и ресторана или скачайте 12 чек-листов в PDF. Ниже — как назначать и проверять их в приложении.
- Галочки ставят в конце смены. Бумажный чек-лист висит на стене, а отмечают его разом, перед уходом.
- «Всё сделали». А кофемашину не промыли и витрина к открытию полупустая.
- О пропуске вы узнаёте от гостя. Не от управляющего и не из отчёта.
В «Смене» чек-лист появляется у сотрудника в приложении к нужному времени. Пункт с фото закрывается снимком с камеры, а пропуски и опоздания видны в кабинете. Утром приходит сводка.
От назначения до результата: открытие смены
Владелец или управляющий
- Берёт шаблон открытия или загружает свой файл. Оставляет нужные пункты: зал, витрина, оборудование.
- Задаёт, когда чек-лист появляется и сколько минут на прохождение.
- Выбирает, кому он нужен: должности, локации или конкретные сотрудники.
Сотрудник на смене
- Получает уведомление «Чек-лист доступен», а за 30 минут до срока — напоминание.
- Проходит пункт за пунктом: «Да» или «Нет», число, фото с камеры.
- Если что-то не так, нажимает «Нет» с причиной или «Есть проблема».
Управляющий проверяет результат
- В кабинете — каждое прохождение: время, имена, ответы и фото.
- Выполнено меньше 90% пунктов или чек-лист пройден после срока — сообщение владельцу и управляющим локации.
- В 7:00 — сводка за вчера: сколько чек-листов прошли из запланированных.
Что умеет программа для чек-листов
Семь типов пунктов
Да или нет, число (например, температура холодильника), текст, фото, оценка, выбор из вариантов и инструкция без ответа. К пункту можно добавить совет и фото-образец.
Фото только с камеры
Сотрудник делает снимок в приложении, на фото — дата и время съёмки. Старое фото из галереи не приложить.
Время и срок
Каждый день, по дням недели или раз в месяц — например, для генеральной уборки. После срока чек-лист можно не принимать или принять — со штрафом или без.
По должностям и локациям
Чек-лист официанта видят официанты, чек-лист кухни — повара. «Командно» — один на локацию за смену, «Лично» — у каждого свой.
Импорт из файла
Excel, PDF, Word или фото документа — «Смена» найдёт блоки и пункты, вы проверите и сохраните. Новый чек-лист можно начать с шаблона или в бесплатном конструкторе чек-листов.
Сообщения руководителям
Чек-лист пройден меньше чем на 90% или после срока — владелец и управляющие локации узнают в MAX или Telegram.
Отчёты по сети
Прохождения, нарушения и выполнение вовремя — по локациям и сотрудникам, для контроля сети ресторанов. Пункт, выполненный формально, управляющий отменяет с причиной.
Баллы за пункты
В тарифе ПРО за пункт начисляются баллы по его важности, за пропуск и опоздание — штраф. Это основа системы мотивации.
Частые вопросы
Как составить чек-лист ресторана?
Начните с одного процесса, где ошибки видны сразу: открытие, закрытие или витрина. Оставьте пункты, которые вы правда будете проверять, и разбейте их на блоки по зонам. Пункт пишите как действие: «Промыть группы», а не «Кофемашина». В «Смене» можно начать с готового шаблона, загрузить свой файл или набросать список в бесплатном конструкторе чек-листов на сайте.
Есть готовый чек-лист официанта ресторана?
Да, в разделе «Шаблоны» на сайте есть образцы чек-листов официанта, бариста, открытия и закрытия ресторана — их можно скачать бесплатно. Чтобы чек-лист проходили в приложении, загрузите файл в «Смену»: блоки и пункты появятся сами, останется проверить и опубликовать.
Можно загрузить свой чек-лист из Excel или Word?
Да. Excel разбирается сразу, PDF, Word, фото документа и вставленный текст — с помощью ИИ. Файл — до 10 МБ, импортов — до 20 за 30 дней. Перед сохранением вы видите блоки, пункты и тип ответа у каждого и можете всё поправить.
Как проверить, что пункт сделали, а не просто отметили?
Для важных пунктов используйте тип «Фото»: снимок делается только камерой, на нём дата и время съёмки, старое фото из галереи не приложить. В кабинете видны время, имена и все ответы. Если пункт выполнен формально, управляющий отменяет его с причиной, например «Фото не подходит».
Что будет, если чек-лист не прошли вовремя?
За 30 минут до срока сотрудник на смене получает напоминание. После срока чек-лист можно не принимать или принять — со штрафом или без. Это вы выбираете для каждого чек-листа. Если выполнено меньше 90% пунктов или чек-лист прошли после срока, сообщение получат владелец и управляющие этой локации в MAX или Telegram. В 7:00 — сводка, сколько чек-листов прошли из запланированных.
Подойдут ли чек-листы для кафе и кофейни?
Да. Чек-листы для кафе устроены так же: открытие и закрытие, бар, витрина, уборка, кухня. В небольшой кофейне удобен режим «Командно»: один чек-лист на смену, начать может один сотрудник, а закончить — другой.
Сколько стоят чек-листы?
Чек-листы, импорт из файла и защита фото входят в оба тарифа: Базовый — 990 ₽, ПРО — 2 990 ₽ за локацию в месяц. Баллы за пункты и штрафы за пропуск — в ПРО. Лимита на сотрудников нет. Первые 14 дней ПРО бесплатно, банковская карта не нужна.