Узнаёте себя?
- График живёт в Excel и в чате. Каждый месяц вы собираете пожелания в переписке и переносите их в таблицу руками.
- Кто-то не вышел — и вы обзваниваете всех, кто мог бы выйти вместо него.
- Спорят, кто когда работает: «мне никто не сказал, что я в смене», «мы же договаривались поменяться».
В «Смене» график там же, где сотрудники открывают смены и проходят чек-листы. Смены они выбирают сами, изменения видят сразу, а после подтверждения графика спорить уже не о чем.
Как составить график работы сотрудников
Владелец или управляющий
- Один раз настраивает шаблоны смен: «Утро» 07:30–15:30, «Вечер» 15:00–23:00 — и сколько человек нужно в каждый день недели.
- Решает, кто составляет график: управляющий, старший сотрудник или старший вместе с управляющим.
- Включает выбор смен сотрудниками и задаёт, когда он заканчивается.
Сотрудник
- Получает уведомление и выбирает смены в приложении: видно, сколько мест осталось и кто уже записался.
- Отмечает дни, когда выйти не получится.
- После публикации видит свои смены и подтверждает ознакомление с графиком.
Ответственный за график
- Открывает черновик: кто какие смены выбрал, кто в какие дни не может и где не хватает людей.
- Назначает сотрудников на свободные места и публикует график — команде приходит уведомление.
- Меняет опубликованный график и нажимает «Применить изменения» — сотрудники видят новую версию и подтверждают её снова.
Что умеет приложение для графика смен
Шаблоны смен
Утро, день, вечер — со своим временем и числом людей на каждый день недели. Новые шаблоны можно запланировать с нужной даты: уже составленные графики они не тронут.
Подразделения
Бар, кухня, зал — у каждого свои смены, свои должности и свой ответственный за график.
Неделя или месяц
Период планирования — свой у каждой локации. Часы сотрудников и итог за период считаются сами.
Проверка перед публикацией
Видно, в какие дни не хватает людей и кто назначен на день, в который не может выйти. Пока все дни не заполнены, опубликовать график нельзя.
Подтверждение графика
Пока сотрудник не подтвердит ознакомление с графиком, смену не открыть. В кабинете видно, кто ознакомлен(а), а кто нет.
Биржа смен
Не получается выйти — сотрудник отдаёт смену на бирже, коллега забирает её себе. Одобрение управляющего — по желанию.
Табель Т-13 и смены по факту
Табель Т-13 по графику и журнал «Смены по факту» — кто во сколько открыл и закрыл смену. Excel или PDF.
График в приложении
Свои смены — календарём, в общем графике — кто ещё в смене. Накануне может приходить напоминание о смене.
Частые вопросы
Сотрудники сами выбирают смены?
Если включить выбор смен — да. Перед новым периодом сотрудники выбирают смены в приложении: видно, сколько мест в смене и кто уже записался. Кто раньше выбрал, тот и работает. Потом ответственный проверяет график, дополняет и публикует. Если выбор выключен, график составляет ответственный.
Что если кто-то не может выйти?
Пока идёт выбор смен, сотрудник отмечает «В этот день не могу» — ответственный увидит это в графике и не назначит его на этот день. Если график уже опубликован, сотрудник отдаёт смену на бирже смен, а коллега её забирает. Смена переходит к коллеге, когда обмен подтвердит автор, а если так настроите — ещё и после одобрения управляющего.
Кто составляет график — управляющий или старший смены?
Как настроите. Старший сотрудник может сам составлять и публиковать график в приложении. Или старший составляет, а управляющий проверяет и публикует. Или всё делает управляющий в кабинете. Если подразделений несколько — бар, кухня, зал, — у каждого свой график и свой ответственный.
Можно выгрузить табель?
Да. Из конструктора графика скачивается табель Т-13 в Excel или PDF — по одной локации или по всем. Часы в нём — по графику. Отдельно выгружаются «Смены по факту»: когда смену открыли и закрыли, по каждому сотруднику.
Можно составить график смен 2 через 2?
Да, но чередование 2/2 «Смена» сама не строит: смены назначаете вы, или сотрудники выбирают их сами. Смены задаются шаблонами («Утро», «Вечер») и количеством людей на каждый день недели, а график показывает часы каждого сотрудника за период.
Как сотрудники узнают о графике?
После публикации им приходит уведомление, а график виден в приложении: свои смены календарём и общий график — кто ещё в смене. Если включено подтверждение, сотрудник нажимает «Подтвердить ознакомление», без этого смену не открыть. Поменяли график — подтверждать нужно снова.
Сколько это стоит?
График смен входит в оба тарифа: Базовый — 990 ₽, ПРО — 2 990 ₽ за локацию в месяц. Биржа смен и табель Т-13 — тоже в обоих. Лимита на сотрудников нет.