Узнаёте себя?
- Тетрадь на кассе. Время пишут в конце смены по памяти, и у всех каждый день ровно «с 8 до 20».
- Слово против слова. Говорят, что были на месте к восьми, а проверить нечем.
- Часы для бухгалтера. В конце месяца управляющий собирает их по чатам и фотографиям графика.
В «Смене» время записывается в момент, когда сотрудник открывает и закрывает смену в приложении. Задним числом его не исправить.
Как устроен электронный учёт рабочего времени
Сотрудник
- Приходит на работу, выбирает локацию и нажимает «Открыть смену».
- В конце смены нажимает «Закрыть смену».
- Если смена ещё открыта, за 2 часа до автоматического закрытия приходит уведомление.
Управляющий
- В ленте «Сегодня» на вкладке «Смены» видит, кто и во сколько открыл и закрыл смену.
- В карточке сотрудника смотрит все его смены.
- В конце месяца выгружает журнал «Смены по факту» в Excel или PDF.
Бухгалтер
- Получает табель Т-13 по графику — по нему считает зарплату.
- Сверяет его с журналом: у кого смена началась позже или закончилась раньше графика.
- Отдельно проверяет смены, которые закрыла система.
Что умеет учёт рабочего времени
Время не исправить задним числом
Время записывается в момент нажатия по часам сервера, а не телефона. Поправить его вручную не может никто — ни сотрудник, ни управляющий.
Забытые смены
Если смену не закрыли, «Смена» закроет её через 8–24 часа после начала, как настроите. За 2 часа до этого сотруднику приходит уведомление.
Видно, кто закрыл смену
В журнале у каждой смены написано, кто её закрыл: сотрудник или система. Смену, которую закрыла система, не спутать с отработанной.
Ночные часы отдельно
Журнал считает часы смены и отдельно — ночные, с 22:00 до 06:00.
Одна локация или вся сеть
Журнал выгружается по одной локации или сразу по всем: этот месяц, прошлый или свои даты.
Лента «Сегодня»
На вкладке «Смены» — все открытия и закрытия за день. Видно и смены, которые закрыли, не пройдя чек-лист, и те, что закрыла система.
Журнал рядом с табелем
Табель Т-13 заполняется по графику смен, журнал — по факту. Оба документа выгружаются из одного окна.
Без лишнего оборудования
Не нужны терминалы, карточки и сканеры: приложение «Смена» уже установлено у сотрудников для чек-листов и графика.
Журнал учёта рабочего времени
Каждая смена — отдельной строкой: дата, сотрудник, должность, локация, время открытия и закрытия, часы, ночные и кто закрыл смену.
Частые вопросы
Чем журнал учёта рабочего времени отличается от табеля Т-13?
Табель Т-13 в «Смене» заполняется по графику: сколько часов нужно было отработать. Журнал «Смены по факту» показывает, во сколько смену на самом деле открыли и закрыли. Это два разных документа: бухгалтер считает зарплату по табелю, а журнал помогает сверить его с реальностью.
Как сотрудник отмечает приход и уход?
В приложении «Смена» на главном экране: выбирает локацию и нажимает «Открыть смену», в конце смены — «Закрыть смену». Время записывается в момент нажатия по часам сервера, а не телефона, и поправить его вручную нельзя.
Что будет, если смену забыли закрыть?
Её закроет «Смена» — по умолчанию через 14 часов после начала, срок можно настроить от 8 до 24 часов. За 2 часа до этого сотруднику придёт уведомление. В журнале и в ленте кабинета видно, что смену закрыла система.
Проверяется ли, что сотрудник на месте?
Нет, геолокации и QR-кода при открытии смены нет. Открыть можно только одну смену за раз и только в действующей локации. Расхождения видно, если сравнить журнал с графиком: у кого смена открыта позже начала по графику, а у кого её в графике не было вовсе.
Кто может выгрузить журнал и за какой период?
Владелец и управляющие — в конструкторе графика, в окне «Экспорт». Период — этот месяц, прошлый или свои даты, но не больше двух месяцев. Можно выгрузить одну локацию или всю сеть.
Можно вести учёт рабочего времени бесплатно?
Журнал входит в оба тарифа: Базовый — 990 ₽, ПРО — 2 990 ₽ за локацию в месяц, лимита на сотрудников нет. Первые 14 дней ПРО бесплатно, банковская карта не нужна.